Dominar por completo un tema puede ser algo complicado, y más cuando se actualiza constantemente. Para el caso de los que manejan la nómina o están relacionados en materia de gestión contable y fiscal es algo que pasa constantemente.
Llevar el manejo de la nómina es una tarea que va más allá de calcular el pago de los trabajadores. Se trata de comprender las normas que lleva el IMSS, la LFT, el INFONAVIT, el SAT, por tan solo mencionar algunos. Por eso, te dejamos algunos puntos a considerar para optimizar su gestión.
Problemas frecuentes con el manejo de la nómina
Estar desactualizado en materia contable y fiscal
No informarse continuamente nos lleva al aumento de malos cálculos o que surjan modificaciones que puedan afectarnos si no estamos enterados.
Sin embargo, también nos referimos a las herramientas que tenemos para desarrollar nuestro trabajo. No sería congruente trabajar con equipos y sistemas desactualizados ya que nos pueden consumir más tiempo de lo planeado y ser contraproducente.
No preparar la nómina antes de tiempo
Independientemente del tipo de nómina (semanal, quincenal, mensual), se aconseja tener listo los recibos con al menos, unos días de anticipación, sin importar si se trabaja con una pequeña o gran cantidad de empleados.
Mala organización con los recibos
A pesar de que muchos registros se hacen de manera digital, esto no quiere decir que exista más organización. Lo ideal es clasificar los recibos de nómina, ya sea por los que están timbrados, pendientes por timbrar y los cancelados.
¿Hay consecuencias por no guardar los recibos de nómina?
El art. 15, Fracción II del Seguro Social menciona lo siguiente:
“Llevar registros, tales como nóminas y listas de raya en las que se asiente invariablemente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus trabajadores, además de otros datos que exijan la presente Ley y sus reglamentos. Es obligatorio conservar estos registros durante los cinco años siguientes al de su fecha;”
Por lo que es necesario conservar y hacerle llegar los recibos a los empleados para evitar problemas con la autoridad.
¿Qué se puede hacer ante esta situación?
Cabe mencionar que el manejo de la nómina en una pequeña o mediana empresa no deja de ser complejo. Lo recomendable es tener un sistema completo para su gestión.
Como te hemos mencionado, un problema es la falta de organización con los comprobantes. Con Nómina C2K puedes dar de alta los tipos de recibos de acuerdo a la periodicidad de nóminas que tengas, así como los conceptos que quieras timbrar por separado (PTU, gratificación anual y conceptos de liquidación).
Además puedes visualizar tus comprobantes de acuerdo con su estado (timbrados, pendientes, borrados, etc.) y tener una mejor organización con tu información contable.
¿Qué deben de saber los empleados sobre su nómina?
La transparencia con el manejo de la información que solicite el trabajador debe de facilitarse. Es recomendable informar sobre donde puede ver o verificar sus recibos de nómina (visor de nómina del SAT).
Conclusiones
Al final, es una vocación que nunca deja de sorprendernos, ya que los cambios en las normas es lo de cada día. Sin embargo, esta no es una limitante, es un reto que los profesionales que manejan la nómina afrontan día a día y con el apoyo de soluciones tecnológicas como lo es Nómina C2K hace que su manejo sea una tarea rápida y sin complicaciones.
