En cualquier empresa, no importa si es pequeña o grande, uno de los primeros pasos a seguir, es llevar una distribución de los gastos y costos para no agotar más de lo debido. A este proceso de previsión y organización se le llama presupuestar.
En palabras más sencillas, hacer un presupuesto es planear lo que se requiere hacer en el futuro, en cuestión monetaria. Un ejemplo muy claro que me contaron mis maestros de la universidad, es cuando salimos de viaje. Se realiza una planeación previa de cuánto se gastará en hospedaje, comidas, cuotas, pasajes o gasolina, etc., y una vez que ya se consideró todo, se tiene un estimado total de lo que se pretende gastar, para que regresando del viaje. Veamos realmente cuánto se gastó y se pueda hacer un comparativo para ocasiones futuras.
Llevándolo al ámbito de las organizaciones, el sistema de Contafiscal ofrece un módulo para la generación de presupuestos. Esta opción permite obtener reportes mensuales de las cuentas requeridas. Su finalidad es controlar el manejo de los ingresos y egresos de la empresa para mantener el plan de operaciones. Tiene la opción de capturar presupuestos mensuales, tales como; teclear un importe en cada mes, establecer una cantidad anual y hacer un prorrateo o bien establecer porcentajes mensuales para cada cuenta con base a un importe global.
Además, se podrá sacar un reporte comparativo del importe real contra el importe presupuestado mensual o acumulado para así reducir gastos, poder identificar qué áreas o departamentos no cumplen con el presupuesto, hacer planes de acción o tomar decisiones a corto y mediano plazo.
Es un módulo sencillo pero poco conocido dentro del sistema. Si sabemos su función, nos puede ayudar a llevar el control de gastos y prevenir situaciones de contingencia dentro de las empresas.
En resumen, para poder realizar un presupuesto se debe tener en cuenta todas las áreas de la empresa, así como la proyección del periodo. Si bien es cierto que el presupuesto solo es una estimación y a veces no se alcanzan los resultados esperados. Por lo tanto, tomando acciones oportunas con base a la información recabada, se llegará a un mejor cumplimiento de metas financieras.
