En caso de que uno o varios colaboradores de la empresa requieran capacitarse, asistir a eventos, negocios o cualquier situación laboral que esté fuera de su centro de trabajo, la empresa tiene que cubrir los gastos de alimentación, viaje y estancia. Estos consumos se definen como viáticos.
Para estos casos, los gastos de viaje son los que sustentan la estadía de cada empleado pero, ¿acaso todos los viáticos los cubre la empresa? A continuación, te diremos cuándo se aplica y cuales son las limitaciones.
Ante la ley, los gastos de viaje se definen como:
“ Los viáticos o gastos de viaje, en el país o en el extranjero, cuando no se destinen al hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje, de la persona beneficiaria del viático o cuando se apliquen dentro de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente. Las personas a favor de las cuales se realice la erogación, deben tener relación de trabajo con el contribuyente en los términos del Capítulo I del Título IV de esta Ley o deben estar prestando servicios profesionales. Los gastos a que se refiere esta fracción deberán estar amparados con un comprobante fiscal cuando éstos se realicen en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente, cuando los mismos se efectúen en el extranjero.”
[Énfasis añadido]
Art. 28 Ley Impuesto Sobre la Renta. Fracción V.
Consecuencias de no tener un control en los viáticos
No tener un control adecuado puede tener consecuencias negativas tanto para la empresa como para los empleados involucrados. Es importante conocer cuándo aplican, debido a que en caso de no tener un presupuesto en concreto o no existen evidencias de los gastos, pueden afectar los registros contables.
Es importante hacer un registro ya que mantienen la transparencia y evita conflictos con la información contable. Además de garantizar que los recursos de la empresa sean utilizados correctamente.
Si no existe organización para los viáticos, puede haber inconformidades entre los empleados ya que si no se aplican los lineamientos establecidos por la ley, podría afectar su desempeño laboral.
Tope de viáticos
Tener un registro adecuado sobre los gastos de viaje tiene beneficios fiscales, ya que son deducibles de impuestos. Siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos
Alimentación:
Sólo serán deducibles hasta por un monto que no exceda de $750.00 diarios por cada beneficiario, cuando los mismos se eroguen en territorio nacional, o $1,500.00 cuando se eroguen en el extranjero.
Transporte:
Los gastos de viaje destinados al uso o goce temporal de automóviles y gastos relacionados, serán deducibles hasta por un monto que no exceda de $850.00 diarios, cuando se eroguen en territorio nacional o en el extranjero.
Hospedaje:
Serán deducibles hasta por un monto que no exceda de $3,850.00 diarios, cuando se eroguen en el extranjero
Seminarios y convenciones:
Cuando el total o una parte de los viáticos o gastos de viaje con motivo de seminarios o convenciones, efectuados en el país o en el extranjero, formen parte de la cuota de recuperación, sólo será deducible de dicha cuota, una cantidad que no exceda el límite de gastos de viaje por día destinado a la alimentación a que se refiere esta fracción. La diferencia que resulte conforme a este párrafo no será deducible.
¿Cómo capturar los viáticos en la nómina?
Para que el registro de los viáticos se registre correctamente, es importante recordar que los empleados soliciten el comprobante fiscal o documentación comprobatoria que justifique los gastos de viaje.
En el caso de los alimentos, la documentación que ampara el gasto de alimentación cuenta únicamente si el empleado acompaña el comprobante fiscal relativo al transporte y la deducción de estos gastos procederá si el pago se realiza con una tarjeta de crédito de la persona que realiza el viaje.
Además, debes de tener en cuenta lo siguiente:
“Proporcionar a más tardar el 15 de febrero de cada año, a las personas a quienes les hubieran prestado servicios personales subordinados, constancia y el comprobante fiscal del monto total de los viáticos pagados en el año de calendario de que se trate, por los que se aplicó lo dispuesto en el artículo 93, fracción XVII de esta Ley.”
Art 99 fracción VI
Puede parecer algo complicado realizar el cálculo de viáticos al igual que el reporte en el CFDI. Sin embargo, utilizar herramientas que simplifiquen los procesos dentro de la nómina, es posible.
Reporta los viáticos fácilmente
Con la ayuda de Nómina C2K y su módulo para reportar los viáticos entregados y comprobados de los trabajadores dentro del CFDI. Puedes reportar el recibo de nómina de las siguientes maneras:
- En el CFDI de nómina del periodo que comprenda de la fecha en la que el recurso fue entregado al trabajador.
- En el CFDI de nómina siguiente al que corresponda a la fecha en que fue entregado el recurso al trabajador. Siempre y cuando se emita dentro de los 30 días naturales siguientes a la fecha de la entrega del recurso al trabajador.
- En un CFDI de nómina independiente; que ampare sólo la entrega del viático, con la condición de que se emita dentro de los 30 días naturales siguientes a la fecha que fue entregado el recurso y dentro del mismo ejercicio fiscal.
Para concluir, no le restes importancia al cálculo de viáticos, ya que nos proporciona facilidades para tomar mejores decisiones, sobre todo, para mejorar los registros en la contabilidad.
