 Creación de usuarios en Documentos Digitales
¡¡Importante!!
Para el correcto funcionamiento del sistema de Documentos Digitales es necesario utilizar Explorador Chrome.
Para los sistemas en red, la creación de los usuarios permite el trabajo independiente en el sistema de Documentos Digitales, evitando el cruce de información, ya que el usuario dado de alta al ser colocado en el parámetro de Usuario en el sistema de Contafiscal, ver Guía 917 en la siguiente liga:
https://www.control2000.com.mx/guias/main/ver_guia/000917.html permite que se registre el usuario en cada uno de los equipos que trabajan las personas asignadas al uso del sistema.
Nota: Si su operación requiere que los usuarios tengan los mismos permisos que el Administrador.
El primer paso a realizar es la creación de ROLES ya que es necesario para la clasificación de Usuarios, esto quiere decir que se otorgaran los permisos requeridos para las funciones a desempeñar de acuerdo al puesto de trabajo.
Creación de roles
Una vez ingresado al sistema de Documentos Digitales tenemos que dirigirnos a el menú Administrar y después dar clic en Abrir Roles.
 Se muestra un cuadro en donde se enlista los roles que ya han sido creados, el que está por default es el de Administrador.
 Para la creación de un nuevo rol se debe dar clic en la opción de Nuevo.
 En esta parte se tiene que definir el Nombre del rol sin dejar espacios en blanco, se sugiere que sean conforme a las necesidades de la operación o a los puestos de trabajo de la empresa, por ejemplo; Supervisor, Captura, Contador, Auxiliar, etc.
 En la primera columna Disponibles se muestran los permisos que se le otorgaran al Rol, para asignarlos hay de dos formas ya sea seleccionando y con los botones de la parte media o arrastrando el registro con el curso a la columna de Asignados.
 Una vez seleccionado los permisos damos clic en Aceptar para que quede registrado y se pueda asignar a los usuarios que necesite con este Rol.
  Creación de Usuarios
Una vez creado el o los ROLES damos clic en la opción de Abrir Usuarios.
 Se muestra un cuadro en donde se enlistan los Usuarios que ya han sido creados, el que está por default es el de Administrador de sistema.
 Para dar de alta a un usuario diferente damos clic en la opción de Nuevo.
 Se muestran cuatro pestañas para la configuración
En la pestaña de Datos del Usuario será para la captura de los datos generales que requiere que sean utilizados por el sistema.
Nombre de Usuario, en MAYUSCULAS y sin dejar espacios en blanco, esto es conforme a las necesidades que se requieran, por ejemplo: ANA, ÁNGEL, SERGIO.
 Posteriormente se coloca el Nombre c/s Apellidos de a quien se le asignara el Usuario. Luego se le coloca la fecha en la que se esta dando de alta.
Las siguientes opciones que se muestran son conforme a sus necesidades, ya que no es necesario que active todas.
La opción de Contraseña por sistema si su necesidad es que la Contraseña sea en general para todos los sistemas de plataforma Versión 5.0 de Firebird NO lo active, si requiere que la contraseña solo sea para un sistema en especifico SI lo tiene que Activar.
 La opción de Activo es para indicar que el usuario estará disponible, por lo que SI es necesario que esta opción este activada para permitir el uso.
 La opción de Contabilización por bloque si se activa podrá realizar la selección del o los XML´s al listado de importación del botón CF, habilita el botón de Agregar solo los seleccionados para que el usuario indique los XML que se agregaran a la lista.
 Al NO ACTIVAR (recomendable) la opción podrá realizar el traspaso de el o los XML’s de forma mas rápida, simplemente con seleccionarlos archivos y sin tener que darle clic al botón de CF(contabilizar) del menú.
Las siguientes opciones son para otorgarle permisos de ADMNISTRADOR y poder manipular el sistema, por lo que es recomendable que analice las funciones a desempeñar de cada usuario. Es recomendable NO ACTIVARLOS si los usuarios no están capacitados.
La opción de Administración de Usuarios al estar activado permite al usuario generar cambios puede dar de alta usuarios, eliminar usuarios, editarlo, etc.
 La opción de Administración de Empresas es para tener control sobre el manejo de empresas, como abrir, eliminar y dar de alta. Así como también acceso a la opción de Modificar Grupos, ver guía 946, en la siguiente liga:
 La opción de Configuración Avanzada es para realizar modificaciones al sistema específicamente que borre la Huella Digital de Registro ver la guía 968, en la siguiente liga:
 En la pestaña de Empresas, estarán en la columna de Disponibles, todas las empresas en que han sido previamente dadas de alta en el sistema, de las cuales podrá seleccionar y asignar las que trabajara el Usuario, es importante seleccionar el ROL que anteriormente dio de alta y con el que estará trabajando las empresas, para asignarlas hay de dos formas ya sea seleccionando y con los botones de la parte media o arrastrando el registro con el curso a la columna de Asignados.
 Una vez asignadas las empresas al usuario estas se visualizan en en recuadro de abajo e indicando conque Rol las estará trabajando.
En caso de que se dese modificar el ROL para la manipulación de la empresa tiene que dar clic en la opción de la pluma de la derecha(1)…...
 Posteriormente indicar el ROL que se requiera(2) y con las opciones de la derecha lo aplica o selecciona(3).
 NOTA: Si la Empresa asignada no tiene un Rol definido no sera posible crear el Usuario.
 Manda un aviso haciendo referencia a la empresa que no tiene asignado un Rol.
 En la pestaña de Configuración correo es en donde se colocaran los datos del correo de los Usuarios que está dando de alta.
En el campo Correo emisor debe colocar la dirección del correo electrónico, en el campo de Usuario emisor es el dominio. En el campo de Contraseña correo se coloca la del correo y se confirma, después se coloca el Correo del remitente. Si se quiere que se mande con copia al remitente tiene que seleccionar opción Con copia, esta opción es cuando se envié los XML por correo desde la empresa que se está trabajando en DD.
 Nota: La cuenta de correo pude ser de dominio general (gmail, Hotmail, yahoo, etc).
Con el botón de Configuración avanzada se muestra la siguiente ventana, en la que tendrá que configurar la salida del correo, esto es para la configuración de un correo de dominio de la empresa por ejemplo: [email protected].
 Estos datos se los tiene que proporcionar su proveedor del servicio de correo electrónico.
Puerto servidor de salida, Tipo de conexión cifrada, Tiempo de espera del servidor y la configuración de los certificados de envió de correo electrónico.
¡¡IMPORTANTE!!
Para esta configuración es importante que se apoye con el personal de sistemas.
La pestaña de Comentarios, en la cual se puede agregar alguna anotación sobre el usuario si es que lo requiere o un a nota importante, para la creación de los usuarios no es necesario que lo llene.
 Una vez realiza la configuración necesaria se mostraran enlistados todos los usuarios que se dieron de alta.
 Reinicio de contraseña
Para el reinicio de la contraseña tiene que abrir el parámetro de Abrir Usuarios, seleccionar el Usuario al que tiene que regenerar la contraseña y darle clic al botón con la llave amarilla que esta del lado derecho con el nombre de Reiniciar Contraseña.
 Después tiene que iniciar sesión con este Usuario para poder registrar la nueva contraseña.
Tiene que tomar en cuenta que esta opción es solo si por alguna razón quiere cambiar la contraseña o si se le olvida, se puede reiniciar siempre y cuando se ingrese al sistema con el usuario ADMINISTRADOR o bien con otro Usuario que tenga activo el parámetro de Administrar Usuario.
¡¡IMPORTANTE!!
Si el usuario es el ADMINSITRADOR y no se acuerda de la contraseña no hay posibilidad de recuperarla, para poder regenerar la contraseña es por medio de una reparación de base de datos.
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Estrategia Empresarial S.A. de C.V.
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