001302 AD_Importación del catálogo de clientes-proveedores desde archivo Ascii (.CSV) al Administrador C2K

Importación del catálogo clientes-proveedores desde archivo Ascii al Administrador C2K. 

¡¡¡Importante!!! Funcionalidad que aplica a partir de la versión 5.7 NC. 221209 del sistema Administrador C2K. Es recomendable apoyarse del personal de sistemas para ejecutar la acción.

Para poder utilizar la función de importación del catálogo de Clientes/Proveedores, se debe contar con un archivo layout  guardado con formato .csv o .txt. El archivo debe de ser diseñado de tal manera que tenga la información requerida para la importación de catálogos, es decir se deben de agregar las columnas con la información de los Clientes/Proveedores que se desean importar.

Elaboración del archivo

Características del archivo en Excel. (CSV)

Los campos que formen parte de la importación deberán de estar con formato de texto. 

La información contenida en el archivo de Excel debe ser especifica por ejemplo:

El importador del sistema Administrador C2K, permite manejar diferentes campos, en el archivo puede configurar cada uno de ellos o bien solo los que se requieran importar. Los campos disponibles que se pueden agregar son los siguientes: 

¡¡¡Importante!!! Existen campos que para poder activar el uso del campo deberán de indicar la nomenclatura 1 o 0. 

Ejemplo:

Se desea dar de alta una persona moral como cliente. El archivo deberá tener una columna llamada Tipo  y en su celda colocaremos el valor 1, con ello se indica que es una persona moral, si se desea dar de alta una persona física como cliente  se debe colocar valor 0.

Otro ejemplo: 

El sistema Administrador C2K, maneja dentro del mismo catalogo clientes y proveedores. En caso de realizar la importación en un solo archivo para ambos registros. Se deberá indicar, si es un cliente deberá de colocar el valor 1, si es un proveedor deberá colocar el valor 2, si es cliente y proveedor a la vez deberá de colocar el valor 0.

Una vez que se genera el archivo se deberá de guardar con extensión CSV (delimitado por comas). Proceso realizado desde Excel.

Clic en la opción Archivo - Guardar como.
En el explorador de pantalla elegir la opción Guardar como. Se deberá seleccionar la carpeta donde se guardara el archivo y el nombre con el que se guardara. 
En el campo Tipo pulsamos la punta de la flecha, para que despliegue un menú de opciones.
Se debe elegir la opción CSV (delimitado por comas) y posteriormente Guardar.

Se deberá explorar el directorio donde se guardó el archivo y el resultado será un archivo con extensión .CSV

¡¡¡Importante!!! Los datos mínimos que debe contener el archivo para realizar la importación del catálogo son: 

• Clave del cliente
• Tipo 
• RFC
• Nombre de la razón social
• Moneda
• Régimen fiscal
• Código postal

Proceso de importación del catálogo

Se deberá tener una empresa registrada dentro del sistema Administrador C2K. 

El catálogo a importar no debe contener estructura clave. Puede consultar la guía 00890 https://www.control2000.com.mx/guias/main/ver_guia/000890.html 

Para iniciar con el proceso de importación, se debe de ingresar a la empresa y dirigirse a la sección de Principal – Clientes/Proveedores.

El resultado muestra el catálogo de clientes vacío. Para comenzar con la importación deberá pulsar el botón correspondiente Importar ASCII.

La ventana de Importación de clientes/proveedores se divide en 4 secciones:

Origen: Se indica la ruta donde se encuentra el archivo en formato CSV o TXT, con los con los datos a importar, este debe ser extensión.
Primer renglón es el nombre de los campos: en caso de que el archivo contenga como referencia el primer renglón como barra de títulos de los campos, esta opción se deberá de activar. 
Actualizar registro si ya existe: si un cliente / proveedor ya se encuentra registrado, pero dentro del archivo aparece con los registros actualizados (dirección, régimen fiscal, uso del comprobante, etc.) podrá activar esta opción que sustituya los datos. 
Valores predeterminados: Esta sección es exclusivamente cuando los clientes / proveedores a importar contienen datos fijos. Ejemplo: todos los datos a importar serán clientes y tendrán toda la mismo clave de la moneda con el mismo concepto de precio. 
Fecha actual como fecha de alta: la fecha en que se realiza la importación es la fecha de registro del cliente. En caso de no activar el archivo CSV o TXT deberá de tener la de alta para cada cliente o proveedor. 
Moneda: se debe de indicar la moneda con la que todos los clientes y proveedores se darán de alta. Se usa únicamente en caso de no definirla dentro del archivo CSV o TXT. 
Concepto de precio: se debe definir el concepto de precio que tendrán todos los clientes a importar. (Publico, Menudeo o Mayoreo). En caso de no agregarlo el archivo CSV o TXT deberá de tener definido por cada registro el concepto de precio. 
Tipo: se debe de indicar si todos los registros a importar, se tratan de clientes, proveedores o en su defecto de ambos. En caso de no agregarlo dentro del archivo CSV o TXT.

Registro: en este campo una vez que se da lectura al archivo debemos ir indicando que campo es el que contiene cada columna del archivo.
Nombre del campo: despliega todos los campos disponibles que podremos asignar para la importación.
Área de lectura de los campos del archivo ASCII (archivo CSV): muestra los registros que leyó del archivo y con qué información queda la importación.

Lectura de archivo

Dentro de la sección Origen se deberá pulsar el botón de la carpeta para poder obtener la ventana emergente. Se deberá buscar el archivo que se realizó previamente con extensión .CSV y pulsar la opción de Abrir. 

¡¡¡Importante!!! El usuario ya deberá de tener identificado el lugar donde se guardó el archivo.

La apertura del archivo, mostrara el contenido de los campos que se agregaron. Para asignar los campos se deberá de seleccionar la columna y realizar la asignación del dato que le corresponde pulsando la opción de Nombre del campo.

¡¡¡Importante!!! Se recomienda que cuando se esté construyendo el archivo CSV se agregue el primer reglón y coloque el nombre de la columna para que al momento de asignar los datos pueda identificarlos de mejor forma. 

¡¡¡Importante!!! En caso de que exista un campo dentro del archivo de importación y que este no este identificado deberá de utilizar la asignación “no usar”. Es indispensable que todas las columnas cuenten con dato asignado. En caso de no estar asignado no se podrá importar. 

Al terminar de asignar el uso de los campos se debe activar el box que está en la sección Origen que dice “Primer renglón es el nombre de los campos” para que considere la primer columna del archivo y no marque error al momento de importar. 

Una vez que ya se asignaron todos los campos, del lado de derecho tenemos diferentes botones como son: 

Aceptar:  Este botón da la instrucción que empiece con la importación.
Cancelar: Cancela cualquier movimiento realizado, cierra la pantalla de importación.
Resumen: Muestra un breve detalle del proceso de la importación.
Guardar Plantilla: Se puede salvar la plantilla utilizada para la próxima importación del catálogo.
Leer Plantilla: Si existe un machote de alguna importación anterior se puede mandar llamar para no volver a configurar, esto aplica para el mismo catálogo a importar.

Para iniciar con el proceso de importación se debe pulsar Aceptar. El proceso puede tardar dependiente la cantidad de información. Para continuar se debe pulsar Sí.

El resultado de la importación mostrara los registros de total procesados y también mostrara los registros no procesados. Para finalizar con el proceso pulsamos en el botón Cancelar tanto en la pantalla de Resumen como en la pantalla de Importar productos. (el sistema no cierra la ventana de importación). 

Para conocer el resultado de la importación debemos ingresar al catálogo de Clientes/Proveedores se mostrarán los registros importados. 

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